Vernieuwing in de evenementenaanpak

Een evenement organiseren is niet eenvoudig. Door veranderende risico’s, strengere milieueisen en maatschappelijke ontwikkelingen is het speelveld voor organisatoren en gemeenten flink veranderd. VRHM werkt daarom aan een vernieuwde aanpak die regeldruk vermindert en beter aansluit bij de praktijk.

Veel organisatoren ervaren de aanvraagprocedures als complex en tijdrovend. Sinds de invoering van het landelijke BGBOP in 2018 is er meer uniformiteit, maar gemeenten hanteren nog steeds verschillende regels. “We willen de regeldruk niet wegwuiven, maar werkbaar maken”, zegt Jeroen van den Brakel, evenementencoördinator bij VRHM.

Speerpunten

De regio werkt aan drie speerpunten: een uniform aanvraagmodel voor kleinschalige evenementen, een vernieuwd protocol voor veiligheidsplannen, en een toegankelijke website met praktische informatie. Ook landelijk gebeurt er veel: het nieuwe evenementenkader (HEV 2025) is in ontwikkeling en moet straks zorgen voor een duidelijkere taakverdeling tussen gemeenten en hulpdiensten.

Gezondheidszorg op maat

De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) speelt een essentiële rol in de veiligheid van evenementen. Gilke Roos, adviseur evenementen: “Wij adviseren over EHBO, hygiëne, infectieziekten en zorgcontinuïteit. Vooral het groeiende middelengebruik en extreme weersomstandigheden vragen om aandacht.” Daarbij draait het steeds meer om maatwerk. “Niet elk evenement hoeft standaard EHBO-posten te hebben, maar hygiëne en medische basiszorg moeten wél structureel geregeld zijn.”

Samen verantwoordelijk

De vernieuwde aanpak vraagt nauwe samenwerking tussen gemeenten, hulpdiensten en organisatoren. Jeroen: “Een hardcore-festival is geen huttendorp. Door duidelijke criteria te formuleren, ondersteunen we organisatoren én zorgen we voor realistische verwachtingen.”

De GHOR kiest vaker voor een proactieve rol. “We vragen actief welke maatregelen worden genomen. Als dat onvoldoende is, geven we daarover advies – soms zelfs via de bestuurlijke lijn. Dat doen we niet om te dwarsbomen, maar om risico’s tijdig te signaleren”, zegt Gilke.

Evenementen mogelijk maken

Zowel Jeroen als Gilke benadrukken dat het doel is om evenementen juist wél mogelijk te maken, maar dan veilig en verantwoord. “We willen de drempel verlagen zonder concessies te doen aan veiligheid”, zegt Jeroen. “Zo zorgen we er samen voor dat evenementen in onze regio ook in de toekomst succesvol én veilig verlopen.”

Drie concrete verbeteringen

VRHM werkt aan drie concrete verbeteringen:

• Uniform aanvraagmodel voor kleinschalige evenementen
  Eén eenvoudig en regionaal afgestemd formulier moet de wirwar aan lokale eisen vervangen. Zo wordt het makkelijker om bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue aan te melden, zonder onnodige plannen of documenten.

• Vernieuwd protocol voor veiligheidsplannen
  Organisatoren verdwalen vaak in de hoeveelheid (digitaal) papierwerk. Een helder format moet organisatoren helpen bij het opstellen van hun veiligheidsplan.

• Toegankelijke website met praktische informatie
  De nieuwe website – gelanceerd vóór de zomer – biedt organisatoren praktische informatie over onder meer weersinvloeden, doelgroepanalyses en realistische scenario’s.