Vroegtijdig overleg maakt het verschil

De afgelasting van de tien kilometerloop tijdens de Leiden Marathon in 2024 vormde een belangrijk leermoment voor alle betrokken partijen. Door voortaan structureel samen te overleggen en signalen eerder te duiden, werd de editie van 2025 niet alleen veiliger, maar ook rustiger en beter beheersbaar.

Volgens Martin Braam, teamcoördinator Vergunningen bij gemeente Leiden, is dat het resultaat van beter samenwerken en sneller leren. “Vroegtijdig overleg voorkomt dat signalen te laat boven tafel komen. En het zorgt ervoor dat we in de vergunningverlening sneller kunnen schakelen.”

Van incident naar inzicht

In mei 2024 moest de tien kilometerloop worden geschrapt door een tekort aan ambulances. De halve en hele marathon hadden al zoveel zorgcapaciteit gevraagd, dat de veiligheid in het geding kwam. Dat leidde tot een GRIP-situatie.

Een jaar later, in mei van dit jaar, werd dit risico zorgvuldig gemonitord. Het Veiligheidsteam – met vertegenwoordigers van hulpdiensten, gemeente en organisatie – hield elk uur overleg. GHOR Hollands Midden introduceerde bovendien een zogenoemde de-escalatieladder, geïnspireerd op de Dam tot Damloop. Elke kleur op deze ladder stond voor een risico- of actieniveau. “Dat gaf overzicht en rust”, zegt Martin. “Je haalt de emotie eruit, zodat je sneller tot goede besluiten kunt komen.”

Aanpak structureel

De nieuwe aanpak leverde zoveel op dat de betrokken partijen besloten hebben om deze aanpak structureel te maken. Elke vier weken is er nu een multidisciplinair overleg over evenementen in de regio. Doel: signalen tijdig oppakken, vragen vroeg bespreken, en de samenwerking versterken.

Voor Martin, die vanuit vergunningverlening regelmatig contact heeft met VRHM, is die cultuur van leren cruciaal: “Je merkt dat we met z’n allen beter willen worden. Niet alleen reageren, maar ook vooruitkijken. Dat maakt de samenwerking niet alleen effectiever, maar ook prettiger.”

Luisteren en samen leren

De casus rond Leiden Marathon laat zien hoe incidenten kunnen leiden tot verbetering – mits partijen elkaar tijdig weten te vinden. Martin: “Dat vraagt om vertrouwen, transparantie en gezamenlijke verantwoordelijkheid.” Precies dat is volgens hem de kracht van de samenwerking met VRHM: “Ze begrijpen dat we samen verantwoordelijk zijn. En dat veiligheid begint bij goed luisteren en samen leren, ver vóór het startschot klinkt.”