Een digitale cultuur- en gedragsverandering

In het Regionaal Beleidsplan 2024-2027 ‘Focus op veiligheid, vandaag én morgen’ zijn 12 opgaven uitgewerkt waar VRHM mee aan de slag moet. Deze opgaven vormen – naast de dagelijkse werkzaamheden – het kompas voor de toekomst. In dit artikel vertellen we meer over de opgave ‘Wij beschikken over een goede en veilige informatievoorziening’.

Dat verbetering van de informatievoorziening hoog op de agenda staat, is niet voor niets. “Met alles wat we bij VRHM doen is digitaal werken niet te vermijden”, zegt Pauline Boekraad, senior adviseur Informatiemanagement. “Sinds de coronatijd is dat proces versneld. Video-vergaderen via Teams vonden we al snel gewoon. Voor het overige werkten we echter nog veelal via de bestaande systemen.”

Voor de verbetering van de informatievoorziening is een strategie geformuleerd op basis van 3 V’s: vaardig, veilig en volwassen. Het afgelopen jaar stond voor een groot deel in het teken van de volledige overstap naar Microsoft Teams. Dat is beheersbaarder, duurzamer (want: bestanden op één plek in plaats van diverse keren mailen) en biedt kansen om efficiënter samen te werken.

Spelregels

In de wetenschap dat het anders moest, is de overstap naar Teams voor medewerkers niet aangeboden als een keuzeoptie, maar als een voldongen feit. Inclusief een zorgvuldig begeleidingstraject. “We hebben veel tijd geïnvesteerd in gesprekken en opleidingstrajecten”, blikt Pauline terug. “Per afdeling hebben we een dag uitgetrokken om de bestaande werkomgeving over te zetten naar Teams. Ook nu nog steken we veel energie in de juiste begeleiding. Met onder meer een help-pagina met veelgestelde vragen op ons intranet Plein16 en een document met spelregels over het Teams-gebruik binnen VRHM. En wie er niet uitkomt, kan altijd contact opnemen met onze servicedesk.”

Het formuleren van spelregels kan enigszins betuttelend overkomen, maar volgens Pauline raakt dit de kern van de ingezette transitie: het draait niet om de introductie van een nieuw systeem, maar om een compleet nieuwe manier van werken. “En dat lukt alleen als iedereen die nieuwe werkwijze adopteert. Daarmee zijn we op de goede weg, maar we zijn er nog niet.”

Het opleiden van mensen – het digitaal bekwaam worden – blijkt vanwege niveauverschillen iets langzamer te gaan dan verwacht. “We kregen signalen dat het te veel informatie tegelijk was en in een te snel tempo. Ook aan de vragen die we soms krijgen, merken we dat nog niet iedereen de basis volledig onder de knie heeft.”

Eigenaarschap

De afdeling Informatiemanagement gaat dit jaar aan de hand van een vervolgproject verder met kennisdeling over digitaal bekwaam worden. “Naast basisvaardigheden focussen we meer op eigenaarschap”, vertelt Pauline. “Bijvoorbeeld over de Teams-omgevingen. Wie is eigenaar, wat moet diegene kunnen en wie is lid van die omgeving? Maar ook: weet welke informatie jij beheert en met wie je dat zou moeten delen. Daarnaast willen we dit jaar een verbeterplan informatiehuishouding uitvoeren. Dat draait om de kwestie: welke informatie bewaar je wel of niet?”

Senior systeembeheerder Martijn Smits vult aan: “We hebben nog best wat werk te doen, maar ik merk dat er een toenemend enthousiasme is. Met onze afdeling helpen we regelmatig bij de inrichting van Teams-omgevingen en proberen we knelpunten weg te nemen om werkprocessen te verbeteren. Daarmee laten we zien dat de techniek echt kansen biedt om beter en efficiënter samen te werken.”

Volwassen

Met de verbetering van digitaal ‘vaardig’ en ‘veilig’ komt vanzelf ook de derde V van ‘volwassen’ aan bod. Pauline: “Het ideaalbeeld is dat de juiste informatie, op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste mensen. Als we dat punt hebben bereikt, kun je spreken van volwassenheid. Dan is het daarna zaak om de organisatie digitaal bekwaam te houden; onder meer door nieuwe collega’s op een eenduidige manier mee te nemen in onze manier van werken. Het gaat dus echt om cultuur- en gedragsverandering. De verbetering van onze informatiepositie is niet iets dat we er zomaar even bij doen.”