‘Minder regeldruk, meer duidelijkheid en betere samenwerking’

Evenementen zijn onmisbaar voor een levendige regio. Maar achter de schermen vraagt de organisatie van een evenement veel inspanning. Vergunningen, veiligheidsplannen, gezondheidsaspecten en milieu-eisen: er komt heel wat bij kijken voordat een evenement veilig kan plaatsvinden. Om dat proces overzichtelijker en werkbaarder te maken, heeft Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) een nieuwe evenementenwebsite gelanceerd. De site is sinds september live en bedoeld als steunpunt voor organisatoren, gemeenten en partners.

De nieuwe website bundelt alle informatie die nodig is voor een goede voorbereiding en aanvraag.

Organisatoren vinden er onder meer de stappen die nodig zijn voor een vergunningaanvraag, formats voor veiligheidsplannen en draaiboeken en tips over crowd-management en risicobeheersing. Maar ook adviezen rond hygiëne, infectiepreventie en EHBO en aandachtspunten bij weersinvloeden zoals hittegolven of storm.

Met deze opzet wordt het proces niet alleen overzichtelijker voor organisatoren, maar ook voor gemeenten en hulpdiensten die aanvragen beoordelen. Jeroen van den Brakel, evenementencoördinator bij VRHM, licht toe: “We willen de regeldruk niet wegwuiven, maar werkbaar maken. Met deze site krijgen organisatoren duidelijke formats en praktische handvatten die hen echt verder helpen. Dat leidt tot betere aanvragen en scheelt gemeenten en partners veel tijd bij de beoordeling.”

Werkbare afspraken

Sinds de invoering van het landelijke Besluit Gemeentelijke Basis op Orde Publieke evenementen (BGBOP) in 2018 is er meer uniformiteit gekomen, maar in de praktijk bleven de verschillen tussen gemeenten groot. Voor organisatoren voelde het proces vaak ingewikkeld en tijdrovend.

De nieuwe evenementenwebsite brengt daar verandering in. Door alle voorwaarden en stappen in één digitale omgeving te bundelen, ontstaat er meer duidelijkheid en eenduidigheid in de regio. Jeroen: “Een hardcore festival is geen huttendorp. Door duidelijke criteria te formuleren, ondersteunen we organisatoren én zorgen we voor realistische verwachtingen bij gemeenten. Dat voorkomt misverstanden en maakt het proces efficiënter.”

Aandacht voor gezondheid

Opvallend aan de site is de nadrukkelijke aandacht voor gezondheid. Naast klassieke veiligheidsthema’s als crowd control en brandveiligheid is er ook veel informatie opgenomen over hygiëne, infectieziekten en zorgcontinuïteit. Gilke Roos, adviseur evenementen bij de GHOR Hollands Midden: “Het klimaat verandert en daarmee ook de risico’s bij evenementen. Denk aan hittegolven, plotselinge stormen of het risico op infectieziekten. Met deze website helpen we organisatoren om tijdig de juiste maatregelen te nemen. Zo verkleinen we de kans op gezondheidsincidenten en waarborgen we de continuïteit van zorg tijdens evenementen.”

Deze integrale benadering maakt de site niet alleen een hulpmiddel voor organisatoren, maar ook een waardevol instrument voor gemeenten en partners die verantwoordelijk zijn voor het vergunningstraject en toezicht.

Samen leren en verbeteren

De evenementenwebsite is nadrukkelijk bedoeld als een gezamenlijk platform. Organisatoren, gemeenten, hulpdiensten en GHOR werken allemaal vanuit dezelfde informatie. Dat vergroot de uniformiteit en maakt samenwerking eenvoudiger. Jan Bos, directeur Risico- en Crisisbeheersing bij VRHM, benadrukt dat: “Evenementen moeten vooral leuk zijn, maar ook veilig en verantwoord. Met deze site zetten we een belangrijke stap naar minder regeldruk, meer maatwerk en betere samenwerking. Uiteindelijk profiteren alle betrokkenen: organisatoren weten beter waar ze aan toe zijn, gemeenten beoordelen efficiënter en partners kunnen zich sterker richten op de daadwerkelijke veiligheid en gezondheid.”

Bekijk de website: evenementen.vrhm.nl