Leren van incidenten

VRHM wil meer leren van brandweerincidenten. Daarom gaat de sector Brandweerzorg vaker inzetten evalueren. Met behulp van een poule van opgeleide evaluatoren. Wat doen zij precies en wat levert dat dan op? Het woord is aan Paul Vogel, vakspecialist bij de afdeling Plannen, Procedures en Ontwikkeling.

Waarom is het belangrijk om inzetten te evalueren?

Paul: “Bij GRIP-incidenten, waarbij verschillende hulpdiensten samenwerken, doen we al jaren evaluaties. Om te leren van de inzet en om de operationele samenwerking te verbeteren. Maar bij mono-disciplinaire incidenten deden we dat nog niet volgens een gestructureerd systeem. Maar ook de mono-disciplinaire incidenten bevatten vaak allerlei nuttige leermomenten. Daarom is het belangrijk ook deze te evalueren. Voor zowel de betrokken collega’s als voor de organisatie. Had dit optreden beter gekund? Moeten we iets aanpassen in onze procedures? Allemaal vragen die kunnen opkomen na een inzet. In het jaarplan van VRHM staat als opdracht dat we ons lerend vermogen moeten gaan verbeteren. Dit project, met als titel ‘Implementatie mono-inzet evalueren’ is daar een uitwerking van.”

Hoe gaan we dat doen?

“Als er een inzet is geweest is het al gebruikelijk dat er een nabespreking plaatsvindt volgens de zogenoemde After Action Review (AAR-methode). Dan kunnen er signalen komen dat er wellicht iets bijzonders aan de hand was. Omdat de inzet minder goed liep dan verwacht, bijvoorbeeld. Of omdat het juist boven verwachting goed ging. Wordt zoiets vermoed, dan kan de Operationeel Leidinggevende voortaan een seintje geven aan de coördinator (bijv. via de inzetrapportage): ‘Het lijkt me goed deze inzet te evalueren’. Deze coördinator neemt dan vervolgens contact op met de Operationeel Leidinggevende die bij dat incident betrokken was en verkent of een meer uitgebreide evaluatie zinvol is. Is dat het geval, dan wordt de evaluatie uitgevoerd.”

Als dat zo is, hoe gaat het dan verder?

“De coördinator vraagt aan twee evaluatoren uit de evaluatorenpoule om samen de evaluatie van dat incident op te pakken. Hoe? Door om te beginnen GSM-gegevens, inzetverslagen en mediaberichten te bestuderen en daarna in gesprek te gaan met personen die bij de inzet betrokken waren. Op grond van hun bevindingen maken de evaluatoren vervolgens een evaluatierapport. Dat rapport komt dan via de coördinator bij het MT Brandweerzorg van VRHM terecht. In dit evaluatierapport kunnen wellicht een aantal aanbevelingen voor de toekomst staan. Moeten we bijvoorbeeld procedures aanpassen? Of is het nodig om opleidingen te verdiepen? Op die manier onderzoeken we systematisch of en waar we onszelf kunnen verbeteren.”

Wie zijn dat, die evaluatoren?

“We streven naar een poule van tien evaluatoren en de werving hiervoor is gestart. De eerste aanmeldingen zijn inmiddels ontvangen. De poule evaluatoren gaat idealiter bestaan uit een mix van brandweervrijwilligers, beroeps medewerkers van de Operationele Dienst en kantoormedewerkers. Naast uiteraard analytisch vermogen en goede communicatieve vaardigheden vragen wij dat de kandidaten operationele kennis hebben op het niveau van een bevelvoerder én kennis hebben van Hollands Midden-procedures. Wij bieden hen vervolgens een tweedaagse NIPV-opleiding Inzet-evaluatoren aan om helemaal op het gewenste startniveau te komen.”

Hoe vaak worden deze evaluatoren naar verwachting ingezet?

“We gaan er nu vanuit dat het team op jaarbasis zo’n tien inzetten gaat evalueren. Omdat we dat in duo’s doen betekent dit dus dat elke inzetevaluator twee keer per jaar een evaluatie doet.”

Wanneer verwacht jij dat deze evaluaties nieuwe stijl gaan starten?

“In het eerste kwartaal van volgend jaar gaan we de inzetevaluatoren opleiden. De verwachting is dat zij dan vanaf het tweede kwartaal daadwerkelijk aan de slag kunnen om inzetten te evalueren.”